Verzuimgesprekken

Ongeveer een op drie van de werknemers in de privé (of 36%) was vorig jaar geen enkele keer afwezig wegens ziekte. De keerzijde: bijna twee derden (64%) van de werknemers was wel minstens een dag afwezig was door ziekte. Het ziekteverzuim in België is verder gestegen tot gemiddeld 12,6 dagen per jaar in 2018. Dit blijkt uit cijfers van HR-dienstenverlener SD Worx.

Organisaties zetten steeds meer in op preventie door o.a. opleidingen voor leidinggevenden te organiseren, een gezonde levensstijl te promoten bij medewerkers, enzovoort. Zo ook, Metallo, waar trainers van Walk Your Talk aan de slag zijn en onder andere opleiding geven aan het management en brigadiers rond hoe je verbindende communicatie kan inzetten in je verzuimbeleid en verzuimgesprekken.

Verzuim is gedrag en gedrag is beïnvloedbaar. Elk gedrag dient om een bepaalde behoefte te vervullen. Als een medewerker kiest om thuis te blijven, dan vervult hij hier mee een bepaalde behoefte. Maar de strategie die hij kiest om zijn behoefte te vervullen, thuisblijven, is niet de strategie die leidinggevenden verkiezen. Het is belangrijk om een veilig klimaat te creëren en toegankelijk te zijn voor jouw medewerkers om in dialoog te gaan.

Als dat klimaat er is en er dus over afwezigheid in dialoog wordt gegaan, kan je als leidinggevende gemakkelijker grijs van zwart verzuim van elkaar onderscheiden. Bij zwart verzuim meldt een medewerker zich ziek, maar is die niet ziek en dus ook niet arbeidsongeschikt. Bij grijs verzuim is er wellicht wel sprake van ziekte of een fysieke klacht, maar zijn er wel arbeidsmogelijkheden. Hier heeft een medewerker een keuze om zich wel of niet ziek te melden.

In een verbindend verzuimgesprek kan je open en eerlijk over de afwezigheid/de ziekte praten. Het is belangrijk om écht te luisteren, zonder te oordelen, verwijten of beschuldigen. Durf ook het effect van de afwezigheid op het team en de organisatie benoemen. Wees goed voorbereid: wat zijn de feiten (aantal keer afwezig de laatste 6 maanden, hoelang afwezig, ,…), maak concrete afspraken die duidelijk zijn voor alle partijen en pols naar werkgerelateerde oorzaken van ziekteverzuim.

Als de oorzaken van verzuim werkgerelateerd zijn, kan je als werkgever bijdragen tot de oplossing. Niet aan alle oorzaken kan een organisatie iets veranderen. Ze bespreekbaar maken, mee zoeken naar oplossingen en de grenzen aangeven van wat de organisatie kan bieden en tolereren, creëert vaak ruimte voor verandering.

Bewust omgaan met de afwezigheid door in verschillende fases in dialoog te gaan, kan het verschil maken voor de toekomst of de langdurigheid van de ziekte.

• Als een medewerker zich ziek meldt, is empathie belangrijk, maar ook duidelijkheid rond de afspraken van de afwezigheidsduur, ziekteattesten, … .

• Geen ‘uit het oog uit het hart’ als je een opvolgingsgesprek tijdens de afwezigheid inplant. Zo toon je betrokkenheid en kan je polsen naar de stand van zaken.

• Op het moment dat de medewerker het werk hervat, is een terugkomstgesprek aangeraden. Het biedt de mogelijkheid om uit te spreken dat je blij bent dat de collega terug is, te polsen naar hoe het gaat, informatie door te geven, concrete afspraken te maken en de stand van zaken op de werkvloer te briefen.

• Bij herhaalde afwezigheid plan je best een verzuimgesprek in. Dit is voor veel leidinggevende een moeilijk gesprek, maar als we open en eerlijk delen en écht luisteren biedt dit gesprek opportuniteit tot verbinding. Zo hoeft het geen bedreiging te zijn.

• Om preventief een volgende afwezigheid tegen te gaan, kan een opvolgingsgesprek na de werkhervatting veel informatie opleveren: hoe gaat het, kunnen we iets doen, heb je iets nodig, prioriteiten/werk overlopen, … .

Verbindende communicatie op de werkvloer biedt dus echt een meerwaarde, ook voor moeilijke gesprekken.