Verbindende communicatie als brug tussen culturen

Eind vorig jaar mochten we voor een Japanse speler een webinar geven rond verbindende communicatie. De internationale context waarin het bedrijf opereert zorgt namelijk voor specifieke uitdagingen. We lichten graag een tipje van de sluier over hoe verbindende communicatie aan die uitdagingen tegemoet kan komen. 

De Japanse multinational Mitsui & Co. doopt november elk jaar om tot ‘Integrity Month’. Tijdens die maand heeft het bedrijf in het bijzonder respect voor mensenrechten en culturele diversiteit. Voor de afgelopen editie werd Walk Your Talk gevraagd voor een online webinar rond verbindende communicatie. Daar moesten we geen twee keer over nadenken. Verbindende communicatie bleek perfect te passen binnen de ‘Integrity Month’. Mitsui & Co. werkt namelijk hard aan een organisatiecultuur gebaseerd op respect voor het individu en de diversiteit van elke werknemer. Zo’n cultuur maakt openheid en actieve communicatie mogelijk.

Een verschil in prioriteiten

Voor Mitsui & Co. werkten we een webinar uit dat specifiek toespitste op de manier waarop verbindende communicatie kan helpen om culturele verschillen beter te begrijpen. Dat is namelijk essentieel in de internationale businesscontext waarin het bedrijf opereert. Mitsui & Co. is internationaal actief, op heel wat verschillende markten. Medewerkers van het bedrijf verblijven regelmatig een paar jaar in het buitenland. Aandacht voor het bouwen en onderhouden van relaties met klanten van verschillende nationaliteiten is daarom een prioriteit.

Waar legden we de nadruk op tijdens de webinar? We legden allereerst uit dat behoeften universeel zijn maar een verschillende prioriteit kunnen hebben. Zo zien we bijvoorbeeld dat in Japan het collectief prioriteit heeft boven het individu. Dat uit zich in andere strategieën. Zo zet een Japanner in een e-mail alle betrokken collega’s in cc, omdat het belangrijk is dat het hele team op de hoogte is. Een Belg zal in een e-mail eerder één-op-één communiceren, omdat we anderen niet willen belasten met ‘overbodige’ informatie.

Hoe heilig is een deadline?

We gaven ook aan dat emoties uiten op de werkvloer sterk cultureel bepaald of aanvaardbaar is. Een paar voorbeelden? Het is niet ondenkbaar dat een Italiaan in een emotionele uitbarsting op de vergadertafel klopt en verhit de zaal uitstormt. Een Japanner zal zijn emoties niet zo snel tonen in het openbaar, en al zeker niet op het werk. Dat heeft als gevolg dat je als businesspartner niet op emoties kunt afgaan tijdens een zakelijk overleg. Die zijn er namelijk niet. Nabesprekingen, tijdens een diner na een meeting bijvoorbeeld, zijn in Japan dan ook essentieel om te snappen wat er écht speelt.

Waar we het tijdens de webinar ook over hebben gehad, is dat onze culturele achtergrond ook meespeelt in de interpretatie van een reactie, van feedback of van bepaald gedrag. Het is heel goed mogelijk dat we een gebeurtenis anders invullen dan de persoon aan de andere kant van de vergadertafel, omdat we vanuit onze eigen behoeftes, gevoelens en denkpatronen vertrekken. Bijvoorbeeld? Voor de één zal de kwaliteit van een presentatie absoluut prioritair zijn, zozeer zelfs dat hij of zij de deadline even opschuift. Dat is dan weer een absolute ‘no-go’ in de Japanse cultuur, waar laattijdigheid als onbeleefd of respectloos geïnterpreteerd wordt.

Geen ‘nee’ is nog geen ‘ja’

Als afsluiter hadden we het kort over een verzoek uiten, en of een ‘nee’ al dan niet een optie is. Want ‘nee’ kunnen of durven zeggen is sterk cultureel bepaald. Bleek dat ‘nee’ zeggen in de Japanse bedrijfscontext zeker nog niet volop is ingebed – het is nog maar de vraag of dat bij ons al het geval is, nietwaar? Maar bleek ook dat je niet zomaar ‘ja’ hoeft te zeggen, maar bijvoorbeeld wel kan uitspreken dat je ergens een andere mening over hebt. Een mooie stap tot dialoog, als je het ons vraagt. Tijdens de webinar nodigden we de deelnemers regelmatig uit tot reflectie. We hopen dan ook dat ze tijdens een volgend overleg, intern of extern, een aantal dingen uit onze interessante workshop kunnen meenemen en toepassen.